Ein Unternehmen aus Österreich bestellt in deinem Shop und gibt seine USt-IdNr. an. Muss auf die Rechnung deutsche Umsatzsteuer? In vielen Shops und Apps heißt dieser Fall Reverse Charge. Rechtlich ist der Verkauf von Waren an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land meist eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung. Hier liest du, wann sie gilt, was auf die Rechnung muss, warum du die USt-IdNr. prüfen solltest und wie Shopify und Kurswacht Invoice mit Reverse Charge umgehen.

Dieser Artikel ist eine allgemeine Übersicht, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Einzelfälle klärst du mit deiner Steuerberatung.

Wer zahlt welche Umsatzsteuer?

Für einen Shop mit Sitz in Deutschland gilt vereinfacht:

Kunde Umsatzsteuer
Privatkunde oder Unternehmen in Deutschland deutsche Umsatzsteuer, zum Beispiel 19 % oder 7 %
Unternehmen in einem anderen EU-Land mit gültiger USt-IdNr., die Ware geht dorthin steuerfrei als innergemeinschaftliche Lieferung; der Kunde versteuert den Kauf in seinem Land
Privatkunde in einem anderen EU-Land bis zur Lieferschwelle in der Regel deutsche Umsatzsteuer, darüber die des Lieferlands (siehe OSS)
Kunde außerhalb der EU steuerfrei als Ausfuhr, wenn du sie nachweisen kannst

Reverse Charge oder innergemeinschaftliche Lieferung?

Bei Waren an Unternehmen in anderen EU-Ländern ist die Lieferung in Deutschland steuerfrei (§ 4 Nr. 1 Buchst. b, § 6a UStG). Dein Kunde versteuert den Kauf in seinem Land als innergemeinschaftlichen Erwerb. Weil die Steuer so auf den Kunden übergeht, heißt der Fall umgangssprachlich „Reverse Charge“.

Reverse Charge im engeren Sinn heißt „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Das betrifft vor allem Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern; dann gehört genau diese Angabe auf die Rechnung (§ 14a Abs. 1 UStG). Verkaufst du Waren, geht es fast immer um die innergemeinschaftliche Lieferung.

Wann die Lieferung steuerfrei ist

Laut § 6a Abs. 1 UStG müssen alle Punkte zutreffen:

  1. Die Ware wird in ein anderes EU-Land befördert oder versendet.
  2. Dein Kunde ist Unternehmer und kauft für sein Unternehmen.
  3. Er muss den Erwerb in seinem Land versteuern.
  4. Er hat dir eine gültige USt-IdNr. aus einem anderen EU-Land genannt.

Außerdem musst du belegen können, dass die Ware im anderen EU-Land angekommen ist, etwa mit einer Gelangensbestätigung (§ 17b UStDV). Und du meldest die Lieferung in der Zusammenfassenden Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Ohne korrekte Zusammenfassende Meldung gilt die Steuerbefreiung nicht (§ 4 Nr. 1 Buchst. b UStG).

Was auf die Rechnung muss

Zusätzlich zu den üblichen Pflichtangaben:

  • deine USt-IdNr. und die USt-IdNr. deines Kunden (§ 14a Abs. 3 UStG),
  • ein Hinweis auf die Steuerbefreiung, zum Beispiel „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“,
  • Name und Anschrift des Kunden – eine Kleinbetragsrechnung ohne Adresse ist hier nicht erlaubt (§ 33 UStDV).

Die Rechnung stellst du bis zum 15. des Folgemonats aus (§ 14a Abs. 3 UStG).

Warum du die USt-IdNr. prüfen solltest

Die gültige USt-IdNr. ist eine Voraussetzung der Steuerbefreiung. War sie ungültig, kann dir deutsche Umsatzsteuer auf den Verkauf drohen. Vertrauensschutz gibt es nur, wenn falsche Angaben des Kunden die Ursache waren und du sie auch mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns nicht erkennen konntest (§ 6a Abs. 4 UStG). Zwei offizielle Wege zur Prüfung:

Dienst Was er prüft
VIES (EU-Kommission) ob die Nummer gültig ist. Gibst du deine eigene USt-IdNr. mit an, bekommst du eine Abfragenummer, die du als Nachweis aufbewahren kannst.
BZSt (§ 18e UStG) einfache Bestätigung: ob die Nummer gültig ist; qualifizierte Bestätigung: zusätzlich, ob Name, Ort, Postleitzahl und Straße zur Nummer passen.

So macht es Shopify

Nutzt du Shopify Tax, kannst du laut Shopify-Hilfe im Checkout ein Feld für die USt-IdNr. des Unternehmens anzeigen; dafür gelten weitere Voraussetzungen. Shopify prüft die Nummer in Echtzeit über VIES und berechnet bei passenden grenzüberschreitenden Bestellungen keine Umsatzsteuer. Ist VIES nicht erreichbar, berechnet Shopify die Umsatzsteuer. Die Nummer speichert Shopify im Kundenprofil. Alternativ befreist du einzelne Kunden in ihrem Profil von der Steuer. Welche Steuer auf der Bestellung steht, entscheidet in jedem Fall Shopify.

So macht es Kurswacht Invoice

  • Steuer aus Shopify: Die App legt keine Steuersätze fest. Berechnet Shopify 0 % für ein Unternehmen mit USt-IdNr. in einem anderen EU-Land, ordnet die App die Rechnung der Steuerkategorie „Reverse Charge“ zu – für Verkäufer mit Sitz in der EU. Den Hinweistext dafür legst du selbst fest; den Wortlaut stimmst du am besten mit deiner Steuerberatung ab.
  • USt-IdNrn.: Deine USt-IdNr. trägst du unter Einstellungen › Firma und Steuerangaben ein. Die des Kunden sucht die App in den üblichen Feldern der Bestellung und in Firma, Name und Adresszeilen. Nutzt dein Checkout ein eigenes Feld, trägst du dessen Namen unter Erweitert › USt-IdNr. des Käufers ein. Findet sie für eine Reverse-Charge-Rechnung keine USt-IdNr. des Kunden, stoppt sie vor der Rechnungsnummer.
  • Adresse: Bei Reverse Charge erstellt die App keine Kleinbetragsrechnung ohne Adresse; fehlt die Anschrift, stoppt sie vor der Nummer.
  • Unklare Fälle: Berechnet Shopify 0 %, ohne dass ein Grund erkennbar ist, hält die App die Rechnung standardmäßig zur Prüfung an.
  • VIES-Prüfung (optional): Mit dem Schalter USt-IdNr. vor Reverse Charge bei der EU (VIES) prüfen fragt die App die Nummer bei VIES ab, bevor die Rechnung entsteht. Ist sie ungültig, stoppt die App vor der Rechnungsnummer; ist VIES nicht erreichbar, versucht sie es später erneut. Die Bestätigung speichert sie mit dem Beleg, mit Datum und – wenn VIES sie liefert, etwa weil deine eigene USt-IdNr. eingetragen ist – der Abfragenummer. Ohne Schalter prüft die App nur das Format.
  • Korrektur: Stimmt die USt-IdNr. auf einer fertigen Rechnung nicht, änderst du sie in der Shopify-Bestellung und lässt die Rechnung per Storno-Gutschrift berichtigt neu ausstellen.
  • DATEV: Im DATEV-Export landen diese Rechnungen auf dem Konto für innergemeinschaftliche Lieferungen.

Was die App nicht tut: Sie gleicht Name und Anschrift nicht ab wie die qualifizierte Bestätigung des BZSt, und Zusammenfassende Meldung und Gelangensnachweis erledigst du oder deine Kanzlei. Ob Reverse Charge oder eine Steuerbefreiung tatsächlich gilt, verantwortest du – auch mit der VIES-Prüfung.

Privatkunden in anderen EU-Ländern: OSS

Verkaufst du Waren an Privatkunden in anderen EU-Ländern, greift die Steuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen nicht; als regelbesteuerter Händler berechnest du Umsatzsteuer. Andere Befreiungen, etwa als Kleinunternehmer, bleiben davon unberührt. Liegen deine Verkäufe an Privatkunden in alle anderen EU-Länder zusammen im Vorjahr und im laufenden Jahr bei höchstens 10.000 € netto, gilt in der Regel die deutsche Umsatzsteuer. Darüber gilt die Umsatzsteuer des Lieferlands (§ 3c UStG). Damit du dich nicht in jedem Land registrieren musst, meldest du diese Umsätze über den One-Stop-Shop (OSS) beim BZSt – vierteljährlich, bis zum Ende des Folgemonats.

Kurswacht Invoice übernimmt die Steuersätze, die Shopify je Land berechnet, und liefert die OSS-Auswertung (CSV): Summen je Lieferland und Steuersatz, Gutschriften abgezogen. Gutschriften zu Verkäufen aus früheren Quartalen sind gekennzeichnet. Die Beträge stehen in der Belegwährung; rechne sie für die Meldung in Euro um, falls nötig. Die Lieferschwelle überwacht die App nicht, und die Meldung gibst du selbst ab. Details: Export und Archiv.

Kurswacht Invoice installieren

Kurswacht Invoice findest du im Shopify App Store. Im Free-Tarif sind 25 Belege im Monat enthalten, und alle Funktionen gibt es in jedem Tarif. Fragen zu deinem Shop? Schreib uns – du bekommst eine Antwort vom Entwickler der App, auf Deutsch.

Quellen