Nach jedem Kauf verschickt Shopify eine Bestellbestätigung. Sie bestätigt die Bestellung, ist aber nicht als Rechnung mit allen Pflichtangaben gedacht. Wer in Shopify eine Rechnung erstellen will, braucht deshalb einen eigenen Weg. Hier liest du, welche Wege es gibt, was auf eine deutsche Rechnung gehört und wie du Rechnungen in Shopify automatisch erstellen lässt.

Dieser Artikel ist eine allgemeine Übersicht, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Einzelfälle klärst du mit deiner Steuerberatung.

Brauchst du für jede Bestellung eine Rechnung?

Verkaufst du an ein Unternehmen, musst du eine Rechnung ausstellen: grundsätzlich innerhalb von sechs Monaten (§ 14 Abs. 2 UStG), bei steuerfreien Lieferungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern bis zum 15. des Folgemonats (§ 14a Abs. 3 UStG). An Privatkunden musst du in Deutschland in der Regel keine Rechnung ausstellen. Die meisten Shops tun es trotzdem: Kunden erwarten sie, Geschäftskunden brauchen sie für den Vorsteuerabzug, und deine Buchhaltung hat zu jedem Verkauf einen Beleg.

Vier Wege, in Shopify eine Rechnung zu erstellen

Weg So läuft es Worauf du achtest
VAT-Rechnung von Shopify Unter Einstellungen › Steuern und Zölle einschaltbar. Laut Shopify entsteht sie bei Bestellung, für Bestellungen mit Ziel in der EU oder in Großbritannien, und erscheint auf der Bestellstatusseite. Laut Shopify nicht für Bestellungen mit Zöllen, außerhalb des Shopify-Checkouts oder mit Lieferung nach Portugal. Zu Nummernkreisen, Gutschriften und E-Rechnung macht die Hilfeseite keine Angaben.
Shopify Order Printer Shopifys kostenlose App: Bestellungen auswählen und Belege aus Vorlagen drucken, einzeln oder bis zu 50 auf einmal. Die Vorlagen passt du mit HTML, CSS und Liquid an. Pflichtangaben stehen nur auf dem Beleg, wenn deine Vorlage sie enthält.
Rechnungs-App Erstellt Rechnungen aus Shopify-Bestellungen, oft automatisch bei Zahlung. Funktionen, E-Rechnung und Preise unterscheiden sich stark.
Buchhaltungsprogramm Apps etwa für sevdesk oder Lexware Office erstellen die Rechnung im Buchhaltungsprogramm. Du brauchst dort ein eigenes Konto.

Apps im direkten Vergleich: Rechnungs-Apps für Shopify im Überblick, Kurswacht Invoice vs. Shopify Order Printer und Kurswacht Invoice vs. sevdesk- und Lexware-Office-Apps.

Pflichtangaben: Was auf eine Rechnung gehört

Eine Rechnung braucht in Deutschland diese Angaben (§ 14 Abs. 4 UStG):

  • vollständiger Name und Anschrift von dir und von deinem Kunden,
  • deine Steuernummer oder USt-IdNr.,
  • das Ausstellungsdatum,
  • eine fortlaufende Rechnungsnummer, die nur einmal vergeben wird,
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der Waren,
  • den Zeitpunkt der Lieferung,
  • das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, und im Voraus vereinbarte Minderungen wie Skonto, soweit sie nicht schon eingerechnet sind,
  • Steuersatz und Steuerbetrag – oder einen Hinweis auf die Steuerbefreiung, etwa bei einer steuerfreien Lieferung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land.

Kleinbetragsrechnung: Bei Rechnungen bis 250 € brutto genügen weniger Angaben (§ 33 UStDV): Name und Anschrift deines Unternehmens, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Ware, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz oder, bei einer Steuerbefreiung, ein Hinweis darauf. Name und Anschrift des Kunden, Rechnungsnummer und Steuernummer sind dann nicht nötig. Das gilt aber nicht für steuerfreie Lieferungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern, für Reverse-Charge-Fälle und für Fernverkäufe an Privatkunden in anderen EU-Ländern, die dort zu versteuern sind.

Fortlaufende Nummern und Gutschriften

Die Shopify-Bestellnummer zählt Bestellungen, nicht Rechnungen. Ein eigener Nummernkreis für Rechnungen ist deshalb übersichtlicher – warum, steht in Rechnungsnummern in Shopify.

Erstattest du Geld zurück, änderst du die ausgestellte Rechnung nicht. Stattdessen dokumentiert ein eigener Beleg mit Bezug zur Originalrechnung die Erstattung, im Shop-Alltag meist „Gutschrift“ genannt. Mehr dazu in Gutschrift bei Erstattung.

E-Rechnung: ab 2027 für Geschäftskunden

Seit 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Rechnungen an andere inländische Unternehmen musst du ab 2027 (bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz) bzw. ab 2028 grundsätzlich als E-Rechnung ausstellen, etwa als ZUGFeRD oder XRechnung. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen. Fristen und Ausnahmen: E-Rechnungspflicht für Shopify-Händler.

Rechnungen in Shopify automatisch erstellen mit Kurswacht Invoice

Kurswacht Invoice erstellt aus deinen Shopify-Bestellungen Rechnungen und Gutschriften als PDF/A-3 mit eingebetteter E-Rechnung, standardmäßig ZUGFeRD/Factur-X im Profil EN 16931. So richtest du es ein:

  1. Firmendaten und Nummernkreise eintragen. Unter Einstellungen › Firma und Steuerangaben stehen Firmenname, Anschrift, Land und Steuernummer oder USt-IdNr. Unter Einstellungen › Rechnungsnummern und Zahlungsziel legst du Kürzel wie RE- und GS- fest; beim Umstieg setzt du deine bisherige Nummernfolge fort. Details: Firmendaten und Steuern, Rechnungsnummern.
  2. Erste Rechnung von Hand prüfen. Unter Rechnungen lädst du eine bezahlte Bestellung. Die Vorschau zeigt Positionen, Steuersätze und Summen, noch ohne Rechnungsnummer. Siehe Erste Schritte.
  3. Automatik mit Startdatum einschalten. Unter Einstellungen › Automatische Belege entsteht die Rechnung, sobald Shopify die Zahlung meldet – für Bestellungen ab deinem Startdatum. Optional entsteht sie erst bei vollständigem Versand. Für Kauf auf Rechnung kann sie schon bei Bestelleingang entstehen. Siehe Automatik.
  4. Gutschriften bei Erstattung. Für jede zuordenbare Erstattung zu einer Rechnung aus der App entsteht eine eigene Gutschrift mit eigenem Nummernkreis. Unklare Fälle zeigt die App zur Prüfung. Siehe Gutschriften.
  5. Kunden an ihre Rechnung bringen. Kunden finden ihre Belege im neuen Kundenkonto. Für den Link in der Bestellbestätigung kopierst du unter Vorlagen › So bekommen Kunden ihre Rechnung den Code-Block, fügst ihn in Shopify unter Einstellungen › Benachrichtigungen › Bestellbestätigung ein und prüfst ihn mit einer Testbestellung. Optional schickt die App die Belege per E-Mail über dein eigenes Postfach. Siehe Kundenkonto und Rechnungslink.
  6. Monatlich exportieren. Das PDF/XML-Paket und die CSV gehen an deine Buchhaltung; für Verkäufer in Deutschland mit Euro-Belegen gibt es zusätzlich einen DATEV-Export. Siehe Export und Archiv.

Die Steuersätze übernimmt die App aus Shopify. Fehlen Angaben oder ist ein Steuerfall unklar, stoppt sie, bevor eine Rechnungsnummer vergeben wird, und zeigt dir den Grund.

Kurswacht Invoice installieren

Kurswacht Invoice findest du im Shopify App Store. Im Free-Tarif sind 25 Belege im Monat enthalten, und alle Funktionen gibt es in jedem Tarif. Fragen zu deinem Shop? Schreib uns – du bekommst eine Antwort vom Entwickler der App, auf Deutsch.

Quellen

Angaben zu Shopify laut Shopify-Hilfe, abgerufen am 8. Oktober 2026.