Datenschutzerklärung der App

Stand: 14. Oktober 2026

1. Wer wir sind

Anbieter der Shopify-App „Kurswacht Invoice“ (die „App“): Robin Schmitt, Schmitt IT (Einzelunternehmen), Deutschhausplatz 1a, 55116 Mainz, Deutschland E-Mail: hello@kurswacht.com Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt.

Diese Erklärung gilt nur für die App. Für unsere Website und andere Dienste gelten eigene Datenschutzhinweise.

2. Unsere Rolle

Kundendaten deines Shops (deine Käuferinnen und Käufer): Wir verarbeiten sie als Auftragsverarbeiter in deinem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Du als Händler bist Verantwortlicher. Es gilt unser Auftragsverarbeitungsvertrag.
Deine Händlerdaten (Shop-Domain, Einstellungen, Tarif): Diese verarbeiten wir als Verantwortliche, um dir die App bereitzustellen.

3. Welche Daten wir verarbeiten

Händlerdaten

Shop-Domain und das Shopify-Zugriffstoken, das die App für Aufrufe bei Shopify braucht.
App-Einstellungen: Verkäufername, Anschrift, Land, USt-IdNr., Steuernummer, Support-E-Mail, Zahlungsziel, Nummernkreise, Automatik- und Vorlageneinstellungen, optional ein Logo. Je nach genutzten Funktionen außerdem: Bankverbindung (Bank, IBAN, BIC), Ansprechpartner und Telefon für XRechnungen, DATEV-Berater- und Mandantennummer sowie die Zugangsdaten deines E-Mail-Postfachs (Server, Benutzername, Absender, optional eine Kopie-Adresse; das Passwort verschlüsselt).
Tarif- und Nutzungsdaten (Anzahl erzeugter Dokumente je Abrechnungszeitraum).
Namen oder E-Mail-Adressen deiner Mitarbeitenden aus Shopify-Sitzungen speichert die App nicht.

Kundendaten aus deinen Bestellungen (nur zur Belegerstellung)

Name, Firma und Anschrift aus der Rechnungsadresse und, falls abweichend, der Lieferadresse, jeweils mit Land.
USt-IdNr. des Käufers, falls sie in der Bestellung oder Adresse steht. Ist die VIES-Prüfung eingeschaltet, speichert die App mit dem Beleg die Bestätigung (Datum und Abfragekennung der EU).
Bestelldaten: Bestellnummer, Daten, Positionen (Titel, Variante, SKU, Menge, Preise), Steuern, Rabatte, Versand und Gebühren.
Zahlungsdaten: Zahlungsstatus, Name der Zahlungsart und eine Zahlungs- bzw. Transaktionsreferenz. Keine Kartendaten.
Erstattungen, Stornierungen und Bestelländerungen, die eine Gutschrift erfordern.
Bestell-Tags, Bestellnotiz, Verkaufskanal und Bestellattribute werden gelesen, um deine Automatik-Filter anzuwenden und eine USt-IdNr. oder eine Leitweg-ID zu finden. Davon gespeichert werden die gefundene USt-IdNr. mit dem Namen des Feldes, aus dem sie stammt, bei eingeschalteter XRechnung die Leitweg-ID, bei „Sprache der Bestellung“ die Belegsprache und im Automatik-Verlauf die von dir eingetragenen Filterwerte, die eine Bestellung erfüllt hat (zum Beispiel ein Tag, eine Zahlungsart, ein Land oder ein Verkaufskanal). Die Bestellnotiz und weitere Attribute werden nicht gespeichert.
E-Mail-Adresse: Nur wenn du den E-Mail-Versand einschaltest, liest die App beim Versand eines Belegs die E-Mail-Adresse der Bestellung bei Shopify und übergibt sie mit dem Beleg an dein Postfach. Die Adresse wird nicht gespeichert; zum Beleg speichert die App nur den Versandstatus, die Zahl der Versuche und deren Zeitpunkt sowie einen Eintrag im Verlauf ohne Adresse.
Nicht verarbeitet: Telefonnummern von Kunden fragt die App bei Shopify nicht ab.

Erzeugte Belege: PDF-Rechnungen und -Gutschriften, E-Rechnungs-XML, Prüfberichte und Belegmetadaten (Nummer, Datum, Beträge, Käuferland, Zahlungsreferenz).

Download-Links: Kunden-Download-Links sind signiert; die App speichert nur einen Hash jedes Links. Die App schreibt keine Zugriffsprotokolle mit IP-Adressen. Unser Hosting-Anbieter Railway protokolliert jede Anfrage an die App mit Zeit, Pfad, Status und IP-Adresse und löscht diese Protokolle nach 90 Tagen. Der Pfad eines Download-Links kann dessen signiertes Token enthalten.

Datenschutzanfragen: Zu Shopify-Datenschutz-Webhooks speichert die App die Art der Anfrage, Anzahlen sowie eine gehashte (nicht lesbare) Kunden- und Anfragekennung.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Zweck	Rechtsgrundlage
Erstellen, Speichern und Bereitstellen von Rechnungen und Gutschriften; Kunden-Downloads; Exporte; Automatik; die von dir eingeschalteten Funktionen VIES-Prüfung, E-Mail-Versand und Flow-Auslöser	Auf deine Weisung nach dem AVV. Deine eigene Grundlage ist in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO (Vertrag, Rechnungs- und Aufbewahrungspflichten).
Bereitstellung der App, Support, Abrechnung über Shopify	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Sicherheit, Missbrauchsabwehr, Fehleranalyse	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Bearbeitung von Shopify-Datenschutzanfragen	Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO

Für die nutzungsabhängige Abrechnung meldet die App jedes erzeugte Dokument nur mit einer internen Dokumentkennung an Shopify; Kundendaten sind nicht enthalten.

5. Speicherort

Die Daten werden in der Europäischen Union gespeichert: Die App und ihre Datenbank laufen bei Railway in der Region europe-west4 (Niederlande), die Belegdateien liegen in Cloudflare R2 mit EU-Datenstandort. Beide Anbieter haben ihren Sitz in den USA. Für einen Zugriff von dort sind beide nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; zusätzlich gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission aus ihren Auftragsverarbeitungsverträgen.

6. Empfänger und Unterauftragsverarbeiter

Railway Corporation (548 Market St PMB 68956, San Francisco, CA 94104, USA) betreibt die App, ihre Datenbank und deren tägliche Backups in der Region europe-west4 (Niederlande). Garantie: EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln.
Cloudflare, Inc. (San Francisco, USA) speichert die erzeugten Belegdateien in Cloudflare R2 mit EU-Datenstandort. Die App verschlüsselt jede Datei vor dem Hochladen. Garantie: EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln.

Support: E-Mails an hello@kurswacht.com leitet Cloudflare an ein Postfach bei Google (Gmail) weiter, in dem wir sie beantworten. Bitte schick uns keine Kundendaten per E-Mail; für Fragen zu einem Beleg reicht die Belegnummer.

Shopify erhält Daten als deine Plattform auf Grundlage deines eigenen Vertrags mit Shopify. Ist der Flow-Auslöser eingeschaltet, meldet die App jeden fertigen Beleg mit Bestellbezug, Belegnummer, Belegart, Download-Link, Datum, Betrag und Währung an Shopify Flow.

Nur bei Funktionen, die du einschaltest:

Europäische Kommission (VIES): Für die Prüfung vor einer Rechnung mit Reverse Charge übermittelt die App die USt-IdNr. des Käufers und deine USt-IdNr. an den EU-Dienst VIES.
Dein E-Mail-Anbieter (SMTP): Beim E-Mail-Versand übergibt die App die E-Mail-Adresse des Kunden und den Beleg (PDF, bei XRechnungen auch XML) an das Postfach, das du einträgst. Die Nachricht enthält, sofern verfügbar, außerdem den signierten Download-Link des Belegs. Trägst du eine Kopie-Adresse (BCC) ein, geht dieselbe Nachricht mit Link und Anhängen auch dorthin. Den Anbieter und die Kopie-Adresse wählst du selbst; sie sind nicht unsere Unterauftragsverarbeiter.

Die App enthält keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Tools. E-Mails versendet sie nur über dein eigenes Postfach.

7. Speicherdauer und Löschung

Solange die App installiert ist: Belege und ihre Daten bleiben gespeichert, damit Downloads und Exporte funktionieren.
Nach der Deinstallation: Shopify-Sitzungen werden sofort gelöscht. Shopify sendet 48 Stunden nach der Deinstallation eine shop/redact-Anfrage; die App löscht dann alle Daten des Shops, einschließlich aller Belege, Exporte, Einstellungen, Nummernkreise und Ereignisverläufe.
Deine Aufbewahrungspflicht: Du musst Rechnungen für die gesetzliche Frist aufbewahren (in Deutschland mehrere Jahre). Exportiere dein Archiv (Monats- oder Jahresexport) vor der Deinstallation. Nach der Löschung behalten wir keine Kopien; die täglichen Datenbank-Backups laufen spätestens nach 6 Tagen ab, die Anfrageprotokolle des Hosting-Anbieters (Abschnitt 3) nach 90 Tagen.
Löschanfrage eines Kunden (customers/redact): Die App sperrt die Download-Links dieses Kunden. Belege, die du gesetzlich aufbewahren musst, bleiben bis zur Löschung des Shops gespeichert. Die Anfrage wird dir in der App angezeigt.
Auskunftsanfrage eines Kunden (customers/data_request): Die Anfrage wird dir in der App angezeigt, damit du sie beantworten kannst, zum Beispiel mit einem Export.
Backups: Unser Hosting-Anbieter sichert die Datenbank täglich und löscht jedes Backup nach 6 Tagen. Die Belegdateien werden nicht zusätzlich gesichert.

8. Sicherheit

Von außen ist die App nur über HTTPS (TLS) erreichbar. Die Datenbank erreicht sie über ein privates, verschlüsseltes Netz des Hosting-Anbieters.
Gespeicherte Belege, Exportdateien und Rechnungs-Snapshots verschlüsselt die App mit AES-256-GCM, bevor sie gespeichert werden.
Download-Links sind signiert, lassen sich nicht aus Bestell- oder Rechnungsnummern ableiten, werden nur als Hash gespeichert und können gesperrt werden. Admin-Drucklinks laufen nach 30 Minuten ab.
Alle Daten sind genau einem Shop zugeordnet. Händler erreichen sie nur über von Shopify authentifizierte Sitzungen dieses Shops; Kunden erreichen über signierte Links nur ihre eigenen Belege. Shopify-Webhooks werden geprüft.
Die App schreibt keine Adressen oder Beleginhalte in ihre Logs und entfernt vor dem Protokollieren von Fehlern die Werte bekannter Link-Parameter wie Tokens und Signaturen.

9. Deine Rechte

Die Kunden deines Shops wenden sich an dich als Verantwortlichen. Wir unterstützen dich bei ihren Anfragen.

Für deine eigenen personenbezogenen Daten hast du das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO) sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz.

10. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die App oder die Rechtslage ändert. Die aktuelle Fassung findest du unter https://kurswacht.com/datenschutz/app/.

11. Kontakt

Robin Schmitt, Schmitt IT, Deutschhausplatz 1a, 55116 Mainz, Deutschland E-Mail: hello@kurswacht.com

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