Arbeitet deine Steuerkanzlei mit DATEV, fragt sie früher oder später nach einem Shopify DATEV-Export: Buchungsdaten, die sie direkt einlesen kann, statt jede Rechnung von Hand zu buchen. Hier liest du, was die Kanzlei braucht, was hinter Buchungsstapel, EXTF und SKR03 steckt und was der DATEV-Export von Kurswacht Invoice kann – und was nicht.

Dieser Artikel ist eine allgemeine Übersicht, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Einzelfälle klärst du mit deiner Steuerberatung.

Was deine Steuerkanzlei braucht

Für jeden Zeitraum braucht die Kanzlei zwei Dinge:

  • Belege: die Rechnungen und Gutschriften selbst, zum Beispiel als PDF. Sie belegen jede Buchung.
  • Buchungsdaten: welcher Betrag mit welchem Steuersatz auf welches Konto gehört, mit Datum und Belegnummer.

Bekommt die Kanzlei nur PDFs, erfasst sie die Buchungen selbst. Mit einem DATEV-Export liest sie die Buchungsdaten ein und hat die Belege gleich dabei.

Was ist ein DATEV-Buchungsstapel (EXTF)?

Das DATEV-Format ist eine Textdatei (CSV), die DATEV-Programme einlesen. Ein Buchungsstapel enthält Buchungen, je Zeile eine: Betrag, Soll oder Haben, Konto und Gegenkonto, Belegdatum, Belegnummer und Buchungstext. Die Kennung EXTF im Dateikopf zeigt, dass die Datei aus einem anderen Programm als DATEV stammt. Im Kopf stehen außerdem Berater- und Mandantennummer, der Beginn des Wirtschaftsjahres, die Sachkontenlänge und der Zeitraum. So ordnet DATEV die Daten dem richtigen Mandanten zu.

SKR03 oder SKR04?

Ein Kontenrahmen legt fest, welche Kontonummer wofür steht. DATEV hat zwei Standards: SKR03 ordnet die Konten nach den Abläufen im Unternehmen, SKR04 nach dem Aufbau von Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung. Dieselben Erlöse landen deshalb auf verschiedenen Konten – Umsätze mit 19 % zum Beispiel im SKR03 auf 8400, im SKR04 auf 4400. Welchen Kontenrahmen du nutzt, sagt dir deine Kanzlei.

Beraternummer, Mandantennummer und Konten

  • Beraternummer: die Nummer deiner Kanzlei bei DATEV.
  • Mandantennummer: deine Nummer als Mandant der Kanzlei.
  • Debitorenkonto: Viele Shops buchen alle Kunden über einen Sammeldebitor, statt für jeden Kunden ein eigenes Konto anzulegen.
  • Erlöskonten: Sie trennen die Umsätze nach Steuerfall, etwa 19 %, 7 %, Ausfuhr oder innergemeinschaftliche Lieferung.

Berater- und Mandantennummer bekommst du von der Kanzlei. Die Konten änderst du nur, wenn sie es wünscht.

So funktioniert der DATEV-Export von Kurswacht Invoice

Einmal einrichten unter Einstellungen › DATEV-Export:

  1. Beraternummer und Mandantennummer eintragen.
  2. Kontenrahmen SKR03 oder SKR04 wählen, dazu die Sachkontenlänge (meistens 4) und den Monat, in dem dein Wirtschaftsjahr beginnt.
  3. Debitorenkonto (Sammeldebitor) prüfen: Leer bedeutet 10000.
  4. Erlöskonten leer lassen: Dann nutzt die App die DATEV-Automatikkonten für 19 %, 7 %, Ausfuhr, innergemeinschaftliche Lieferung und steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 ff. UStG. Für Umsätze als Kleinunternehmer (§ 19 UStG) und sonstige 0-%-Umsätze gibt es kein Standardkonto: Trag das Konto deiner Kanzlei ein, sobald solche Belege vorkommen.
  5. Ich nutze das OSS-Verfahren einschalten, wenn du an Privatkunden in anderen EU-Ländern mit deren Steuersätzen verkaufst. Diese Umsätze gehen dann auf das OSS-Erlöskonto, mit OSS-Steuerschlüssel, Lieferland und Steuersatz.

Danach wählst du unter Rechnungen › Export den Zeitraum, etwa Voriger Monat, und lädst unter Sofort herunterladen den DATEV-Export (Buchungsstapel + Belege) herunter. Die ZIP-Datei enthält den Buchungsstapel mit allen Rechnungen und Gutschriften des Zeitraums und die PDF-Belege, benannt nach der Belegnummer. Rechnungen ohne Umsatzsteuer an Unternehmen in anderen EU-Ländern bucht der Export auf das Konto für innergemeinschaftliche Lieferungen. Die ZIP-Datei gibst du deiner Kanzlei; sie importiert den Buchungsstapel in DATEV.

Grenzen des DATEV-Exports

  • Nur für Verkäufer mit Sitz in Deutschland und Belege in Euro.
  • Der Zeitraum muss innerhalb eines Wirtschafts- und Kalenderjahres liegen.
  • Keine Online-Schnittstelle: Es gibt keine direkte Verbindung zu DATEV, etwa zu DATEV Unternehmen online. Die Kanzlei importiert die Datei.
  • Nur Rechnungen und Gutschriften aus der App: Zahlungseingänge, Auszahlungen und Gebühren deiner Zahlungsanbieter stehen nicht im Buchungsstapel; die bucht deine Kanzlei getrennt. Bestellungen, die du anderswo abgerechnet hast, fehlen ebenfalls.
  • Stopp statt Raten: Fehlt etwa ein Konto für einen Steuerfall, stoppt der Export und nennt dir den Grund.
  • OSS-Meldung extra: Die Summen für deine OSS-Meldung liefert ein eigener Export, die OSS-Auswertung (CSV) – je Lieferland und Steuersatz, Gutschriften abgezogen. Die Meldung gibst du selbst ab; die Lieferschwelle überwacht die App nicht. Mehr zu OSS in Reverse Charge in Shopify.

Ohne DATEV: PDF/XML-Paket und CSV

Sitzt dein Unternehmen nicht in Deutschland, rechnest du in anderen Währungen ab oder arbeitet deine Kanzlei nicht mit DATEV, nimmst du den Monatsexport: Das PDF/XML-Paket enthält die PDFs, die E-Rechnungen (XML), die Prüfberichte und eine Übersichtsliste; die CSV listet alle Belege des Zeitraums. Viele Buchhaltungsprogramme lesen die E-Rechnung (ZUGFeRD) direkt aus dem PDF.

Willst du Belege direkt in ein Buchhaltungsprogramm übertragen, brauchst du eine App mit Anbindung. Welche Apps das anbieten, zeigen der Marktüberblick und der Vergleich mit den sevdesk- und Lexware-Office-Apps.

Kurswacht Invoice installieren

Kurswacht Invoice findest du im Shopify App Store. Im Free-Tarif sind 25 Belege im Monat enthalten, und den DATEV-Export gibt es wie alle Funktionen in jedem Tarif. Fragen zu deinem Shop oder zu den Konten? Schreib uns – du bekommst eine Antwort vom Entwickler der App, auf Deutsch.

Quellen